Phím tắt trong Word và Excel: Tổng hợp đầy đủ, dễ nhớ, ứng dụng thực tế (Update 2025)

Trong thời đại công nghệ số, việc thành thạo các phím tắt trong Word và Excel là kỹ năng bắt buộc đối với học sinh, sinh viên, dân văn phòng và cả những người mới bắt đầu học tin học văn phòng. Thay vì mất thời gian thao tác chuột thủ công, bạn có thể tăng tốc làm việc, xử lý văn bản và bảng tính chuyên nghiệp, chính xác chỉ bằng vài tổ hợp phím đơn giản.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn:

• Ghi nhớ phím tắt Excel cơ bản và nâng cao
• Sử dụng thành thạo phím tắt Word 2016/2019
• Nắm được các mẹo dùng Word, Excel trong công việc thực tế
• Chuẩn bị tốt cho các kỳ thi MOS, ứng dụng vào học tập và làm việc hiệu quả

Cùng Trung tâm TTC khám phá bộ cẩm nang phím tắt Word Excel toàn diện ngay sau đây!

1. Tổng quan về Phím tắt trong Word và Excel

1.1 Lợi ích khi sử dụng phím tắt

• Tiết kiệm thời gian thao tác: Sử dụng phím tắt có thể giảm từ 30–50% thời gian so với việc dùng chuột. Ví dụ, thay vì di chuyển chuột đến menu để sao chép văn bản, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + C. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phải thực hiện nhiều thao tác lặp đi lặp lại trong Word hay Excel.
• Tăng độ chính xác và tính chuyên nghiệp: Phím tắt giúp hạn chế các thao tác sai do nhầm lẫn khi click chuột. Ngoài ra, việc sử dụng phím tắt thành thạo còn thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng, gọn gàng và chính xác.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Dù bạn là học sinh, sinh viên hay dân văn phòng, phím tắt đều hữu ích trong mọi tình huống. Chúng giúp bạn hoàn thành công việc một cách trơn tru, từ soạn thảo văn bản đến quản lý dữ liệu, mà không bị gián đoạn.

1.2 Đối tượng nên sử dụng phím tắt

• Học sinh – sinh viên: Phím tắt giúp soạn bài, làm tiểu luận, báo cáo nhanh chóng. Chẳng hạn, bạn có thể dùng phím tắt để định dạng văn bản, chèn hình ảnh, hoặc tạo bảng trong Word mà không mất nhiều thời gian.
• Dân văn phòng: Trong môi trường công sở, phím tắt là công cụ đắc lực để xử lý văn bản, bảng lương, báo cáo, hợp đồng một cách dễ dàng. Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các tab trong Excel hoặc thực hiện các lệnh phức tạp trong PowerPoint chỉ với vài phím bấm.
• Người mới học tin học văn phòng: Việc học và sử dụng phím tắt là kỹ năng nền tảng quan trọng. Nó không chỉ giúp bạn làm quen với các phần mềm văn phòng mà còn là bước chuẩn bị hiệu quả cho các kỳ thi chứng chỉ quốc tế như MOS (Microsoft Office Specialist).

2. Phím tắt cơ bản trong Word 2016/2019

2.1 Phím tắt thao tác với file

• Ctrl + N: Tạo file mới
• Ctrl + O: Mở tài liệu có sẵn
• Ctrl + S: Lưu tài liệu
• Ctrl + P: In tài liệu
• Ctrl + W / Alt + F4: Đóng file hiện tại

2.2 Phím tắt chỉnh sửa văn bản

• Ctrl + C/X/V: Sao chép/Cắt/Dán
• Ctrl + Z/Y: Hoàn tác/Làm lại thao tác
• Ctrl + F/H: Tìm kiếm/Thay thế từ
• Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản

2.3 Phím tắt định dạng văn bản

• Ctrl + B/I/U: In đậm/In nghiêng/Gạch chân
• Ctrl + L/E/R/J: Căn trái/Giữa/Phải/Đều dòng
• Ctrl + D: Mở hộp thoại Font
• Ctrl + Shift + > / <: Tăng/Giảm cỡ chữ

2. 4 Phím tắt thao tác với bảng (Table)

• Alt + N, T: Chèn bảng
• Tab/Shift + Tab: Di chuyển giữa các ô
• Ctrl + Shift + +: Chèn hàng/cột
• Ctrl + -: Xóa hàng/cột

3. Phím tắt Excel Cơ bản & Nâng cao

3.1 Phím tắt thao tác với file

• Ctrl + N/O/S/P/W: Tạo/Mở/Lưu/In/Đóng file
• F12: Lưu với tên khác

3.2 Phím tắt chỉnh sửa ô, vùng dữ liệu

• F2: Chỉnh sửa ô
• Ctrl + C/X/V: Sao chép/Cắt/Dán
• Ctrl + Z/Y: Hoàn tác/Làm lại thao tác
• Ctrl + Shift + +: Chèn hàng/cột
• Ctrl + -: Xóa hàng/cột
• Alt + =: Chèn công thức AutoSum

3.3 Phím tắt định dạng nhanh

• Ctrl + 1: Mở Format Cells
• Ctrl + B/I/U: Định dạng đậm/nghiêng/gạch chân
• Ctrl + Shift + $/%/#: Định dạng tiền tệ/phần trăm/ngày tháng
• Ctrl + 5: Gạch ngang chữ

3.4 Phím tắt di chuyển, chọn vùng dữ liệu

• Ctrl + mũi tên: Di chuyển đến cuối vùng dữ liệu
• Shift + mũi tên: Mở rộng vùng chọn
• Ctrl + Shift + mũi tên: Chọn nhanh toàn vùng
• Ctrl + PageUp/PageDown: Di chuyển giữa các sheet

3.5 Phím tắt thao tác nhóm, lọc, ẩn/hiện dữ liệu

• Shift + Alt + → / ←: Nhóm / Bỏ nhóm
• Ctrl + 9 / 0: Ẩn hàng/cột
• Ctrl + Shift + 9 / 0: Hiện hàng/cột

4. Bảng so sánh Phím tắt trong Word và Excel

5. Mẹo sử dụng Phím tắt trong Word và Excel để tăng tốc công việc

5.1 Tăng tốc soạn thảo văn bản

• Dùng Ctrl + B/I/U, Ctrl + L/E/R/J để định dạng nhanh.
• Tạo mục lục tự động bằng Heading + Alt + Shift + O.
• Chuyển đổi chữ hoa/thường: Shift + F3.

5.2 Tăng hiệu quả thao tác Excel

• Chọn vùng lớn bằng Ctrl + Shift + mũi tên.
• Tính tổng nhanh với Alt + =.
• Nhóm/ẩn dữ liệu bằng Shift + Alt + →, Ctrl + 9.

5.3 Mẹo ghi nhớ và luyện tập phím tắt

• In bảng phím tắt và dán cạnh màn hình làm việc.
• Luyện tập mỗi ngày qua các bài tập thực tế.
• Đăng ký khóa học MOS – Word – Excel thực hành tại Trung tâm TTC để được hướng dẫn cụ thể từ A-Z bởi giảng viên nhiều kinh nghiệm.

Kết Luận

Việc sử dụng phím tắt trong Word và Excel không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng thao tác. Nếu bạn đang chuẩn bị cho kỳ thi MOS, hoặc muốn nâng cao kỹ năng tin học văn phòng để ứng dụng ngay vào công việc – đây chính là thời điểm để hành động!

📢 Đăng ký ngay khóa học tại TTC để làm chủ tin học văn phòng, MOS và tự tin trình bày mọi tài liệu!

• Luyện tập phím tắt bài bản

• Học từ cơ bản đến nâng cao

• Thực hành trên file thực tế

Bạn đã sẵn sàng tăng tốc công việc? Hãy để TTC đồng hành cùng bạn!