Chuyển đổi PDF sang Excel: Hướng dẫn toàn diện, nhanh chóng và miễn phí 2025

Bạn đang tìm cách chuyển đổi PDF sang Excel để trích xuất bảng biểu và xử lý dữ liệu nhanh chóng? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng phương pháp, từ công cụ online, phần mềm chuyên dụng đến mẹo lấy dữ liệu chính xác, phù hợp cho dân văn phòng, sinh viên và người cần giải pháp miễn phí.

1. Tổng quan về chuyển đổi PDF sang Excel

1.1. Vì sao cần chuyển PDF sang Excel?

Chuyển đổi PDF sang Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Dễ dàng chỉnh sửa và phân tích: Excel cho phép thực hiện các phép tính, lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu từ bảng biểu trong PDF.

• Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót khi xử lý dữ liệu lớn.

• Phục vụ nhiều mục đích: Hỗ trợ lập báo cáo, thống kê, làm đề tài nghiên cứu hoặc quản lý tài chính, đặc biệt hữu ích cho nhân viên văn phòng, sinh viên, kế toán và nhà nghiên cứu.

1.2. Các tình huống thường gặp

• Chuyển bảng hóa đơn, báo giá, báo cáo tài chính từ PDF sang Excel để chỉnh sửa hoặc phân tích.

• Trích xuất dữ liệu bảng từ tài liệu nghiên cứu, luận văn, sách hoặc báo cáo.

• Xử lý file PDF scan, nhiều trang hoặc chứa nhiều bảng phức tạp.

2. Các cách chuyển đổi PDF sang Excel phổ biến

2.1. Chuyển PDF sang Excel bằng công cụ online

Sử dụng công cụ online là cách nhanh nhất để chuyển đổi PDF sang Excel, đặc biệt khi bạn cần giải pháp miễn phí.

Ưu điểm:

• Nhanh chóng, không cần cài đặt phần mềm.

• Hỗ trợ cả PDF thường và PDF scan (với công nghệ OCR – nhận diện ký tự quang học).

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với người mới bắt đầu.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào kết nối internet.

• Rủi ro bảo mật nếu tải file nhạy cảm lên các website không uy tín.

• Một số công cụ giới hạn kích thước file hoặc số lần chuyển đổi miễn phí.

Công cụ online nổi bật:

Cách thực hiện chung:

1. Truy cập website của công cụ (ví dụ: PDF24 Tools, PDFtoExcel.com, Adobe Acrobat Online).

2. Tải file PDF lên hoặc kéo thả vào khu vực chuyển đổi.

3. Chọn định dạng đầu ra (Excel hoặc .xlsx).

4. Chờ hệ thống xử lý (thường mất vài giây đến vài phút tùy kích thước file).

5. Tải file Excel về máy và kiểm tra dữ liệu.

Lưu ý khi sử dụng công cụ online:

• Đọc kỹ chính sách bảo mật của website để đảm bảo dữ liệu được xóa sau khi chuyển đổi.

• Tránh tải file chứa thông tin nhạy cảm như hợp đồng, báo cáo tài chính lên các dịch vụ không rõ nguồn gốc.

• Kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi để sửa lỗi định dạng hoặc thiếu sót.

Vị trí chèn hình ảnh:
Minh họa giao diện công cụ online, ví dụ PDFtoExcel.com (ALT: chuyển đổi PDF sang Excel online miễn phí).

2.2. Sử dụng phần mềm chuyển PDF sang Excel

Phần mềm chuyên dụng là lựa chọn lý tưởng cho những ai cần chuyển đổi thường xuyên, đặc biệt với dữ liệu lớn hoặc yêu cầu bảo mật cao.

Ưu điểm:

• Chuyển đổi nhanh, giữ nguyên bố cục bảng biểu.

• Bảo mật tốt hơn do xử lý trực tiếp trên máy tính.

• Hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt file, tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm:

• Cần cài đặt phần mềm, chiếm dung lượng máy tính.

• Một số tính năng nâng cao yêu cầu trả phí hoặc mua bản quyền.

Phần mềm tiêu biểu:

• PDF To Excel Converter: Chuyển đổi nhanh, không cần cài Excel, hỗ trợ hàng loạt file.

• Able2Extract Professional: Chính xác, đa năng, có bản dùng thử.

• Nitro Pro: Kết hợp chỉnh sửa và chuyển đổi PDF, phù hợp cho doanh nghiệp.

• Foxit PhantomPDF: Giao diện thân thiện, hỗ trợ OCR và chuyển đổi chính xác.

Cách sử dụng cơ bản:

1. Tải phần mềm từ website chính thức và cài đặt (ví dụ: PDF To Excel Converter).

2. Mở phần mềm, chọn file PDF cần chuyển đổi.

3. Tùy chỉnh cài đặt: chọn toàn bộ file, từng trang hoặc chỉ trích xuất bảng.

4. Nhấn Convert và lưu file Excel (.xlsx) vào thư mục mong muốn.

5. Kiểm tra dữ liệu đầu ra để đảm bảo không có lỗi.

Mẹo sử dụng phần mềm:

• Cập nhật phần mềm để tận dụng các cải tiến mới nhất.

• Sử dụng bản dùng thử trước khi quyết định mua bản quyền.

• Kiểm tra yêu cầu hệ thống để đảm bảo phần mềm tương thích với máy tính.

Vị trí chèn hình ảnh:
Minh họa giao diện phần mềm PDF To Excel Converter (ALT: phần mềm chuyển PDF sang Excel).

2.3. Chuyển đổi trực tiếp trên Microsoft Excel

Nếu bạn đã có Microsoft Excel phiên bản 2016 trở lên, tính năng Get Data cho phép chuyển đổi PDF sang Excel mà không cần công cụ ngoài.

Ưu điểm:

• Tiện lợi, không cần cài thêm phần mềm.

• Bảo mật cao vì dữ liệu được xử lý trực tiếp trên máy.

• Phù hợp với các bảng đơn giản hoặc file PDF có cấu trúc rõ ràng.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ OCR, kém hiệu quả với PDF scan.

• Có thể cần chỉnh sửa dữ liệu sau khi nhập nếu PDF phức tạp.

Cách thực hiện:

1. Mở Microsoft Excel, vào tab Data → Get Data → From File → From PDF.

2. Chọn file PDF, nhấn Import.

3. Excel sẽ hiển thị các bảng hoặc nội dung trong PDF. Chọn bảng cần lấy, nhấn Load.

4. Dữ liệu được nhập vào Excel dưới dạng bảng. Kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần (ví dụ: tách cột, định dạng số).

5. Lưu file dưới định dạng .xlsx.

Lưu ý:

• Tính năng này chỉ có trên Excel 2016 trở lên (bao gồm Microsoft 365).

• File PDF chứa nhiều bảng hoặc định dạng phức tạp có thể cần xử lý thêm bằng công cụ khác.

• Sử dụng Text to Columns hoặc Flash Fill trong Excel để tối ưu dữ liệu sau khi nhập.

3. Hướng dẫn trích xuất bảng từ PDF sang Excel chuẩn xác

3.1. Trích xuất thủ công

Cách làm:

1. Mở file PDF bằng Adobe Reader, Foxit Reader hoặc trình duyệt (như Google Chrome).

2. Sử dụng công cụ chọn văn bản hoặc chọn bảng, sao chép nội dung.

3. Dán vào Excel, sau đó dùng Text to Columns (trong tab Data) để tách dữ liệu thành cột.

4. Kiểm tra và chỉnh sửa định dạng (số, ngày tháng) nếu cần.

Khi nào nên dùng?

• Phù hợp với file PDF có ít bảng, dữ liệu đơn giản.

• Không cần công cụ bổ sung, chỉ yêu cầu phần mềm đọc PDF cơ bản.

3.2. Trích xuất từ PDF scan

PDF scan (file dạng hình ảnh) cần công nghệ OCR để nhận diện ký tự. Các công cụ hỗ trợ OCR bao gồm:

• Online: PDFtoExcel.com, Adobe Acrobat Online, SmallPDF.

• Phần mềm: Able2Extract, Nitro Pro, PDF To Excel Converter.

Cách thực hiện:

1. Tải file PDF scan lên công cụ online hoặc mở bằng phần mềm.

2. Chọn tùy chọn OCR để nhận diện ký tự.

3. Chuyển đổi và kiểm tra dữ liệu đầu ra, sửa lỗi nhận diện nếu có (ví dụ: số 0 bị nhầm thành chữ O).

3.3. Xử lý file PDF nhiều trang, nhiều bảng

• Sử dụng công cụ chuyên dụng: PDF To Excel Converter, CleverPDF, PDF2GO hỗ trợ chọn trang hoặc bảng cụ thể.

• Cách làm:

  1. Tải file PDF lên công cụ.

  2. Chọn các trang hoặc bảng cần chuyển đổi.

  3. Xuất từng bảng thành file Excel riêng hoặc ghép vào một file.

  4. Trong Excel, sử dụng Power Query để hợp nhất dữ liệu nếu cần.

4. Lưu ý để chuyển đổi PDF sang Excel hiệu quả

• Kiểm tra dữ liệu: Sau khi chuyển đổi, kiểm tra lỗi font, định dạng số, ngày tháng hoặc dữ liệu bị thiếu.

• Bảo mật thông tin: Không tải file nhạy cảm (hợp đồng, báo cáo tài chính) lên website không rõ nguồn gốc. Ưu tiên phần mềm offline hoặc dịch vụ uy tín như Adobe Acrobat Online.

• Chọn công cụ phù hợp:

  • Công cụ online: Phù hợp cho chuyển đổi nhanh, miễn phí.

  • Phần mềm: Lý tưởng cho dữ liệu lớn, chuyển đổi hàng loạt.

  • Excel: Tốt cho bảng đơn giản và người đã quen dùng Excel.

• Tối ưu bảng biểu: Sử dụng các tính năng của Excel như lọc, sắp xếp, Conditional Formatting hoặc Pivot Table để phân tích dữ liệu hiệu quả.

• Sao lưu dữ liệu: Lưu bản sao file PDF gốc và file Excel đầu ra để tránh mất dữ liệu.

5. Bảng so sánh các giải pháp chuyển đổi PDF sang Excel

Kết luận

Chuyển đổi PDF sang Excel là kỹ năng thiết yếu giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc và xử lý dữ liệu chuyên nghiệp. Dù chọn công cụ online như PDFtoExcel.com, phần mềm như PDF To Excel Converter hay tính năng của Microsoft Excel, bạn đều có thể trích xuất bảng biểu dễ dàng nếu áp dụng đúng phương pháp.

Bạn muốn thành thạo Excel và các kỹ năng văn phòng chuyên nghiệp như thiết kế PowerPoint? Đăng ký ngay khóa học MOS tại TTC  hoặc Khóa học Thiết kế cơ bản bằng Canva để được hướng dẫn chi tiết bởi chuyên gia. Hành động ngay hôm nay để bứt phá sự nghiệp!